蟻化文檔管理文檔

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1.1您是否困擾?

當出差在外時無法隨時隨地查看公司文件

文檔傳遞調用速度慢，文檔存儲在本地電腦，異地同事調用困難。

重要的文檔、圖紙、規章制度漫天飛，沒有統一的管理。

員工花大量的時間去查找以前使用或者制定過的文檔。

員工做文檔或者圖紙的時候無法查看以前修改過的文檔。

電腦未安裝一些制圖軟件一時無法查看如CAD PRO/E等格式文件。

大量的文檔分散地存放在員工電腦上，員工更換的時候不容易交接工作。

員工跳槽，把大量的文檔刪掉，甚至格式化掉。

公司內部windows共享，由于版本和權限的原因，經常共享不暢。

Windows共享，沒有權限的控制，所有的人都可以下載查看文件，存在安全隱患。

很多時候用QQ等通訊工具在傳遞文檔。

領導出差在外，一些文檔無法審核，造成后續事項的耽擱。

1.2 蟻巢一體化解決方案

蟻巢是一款文檔管理為基礎的中小企業信息化管理軟件，用于企業內部文檔集中管理、歸檔、共享、審核、高效查找、提高工作效率。

蟻巢主要功能包括：文檔集中管理，文件歸檔、文檔審批，借閱、分發等強大共享能力。支持手機端移動辦公，PC端遠程快速接入，同時有員工公告，工作協同等。

蟻巢可以按客戶的要求部署私有云、公有云。

1.3 蟻巢使用效果

蟻巢實施后所有重要的文檔都存儲在蟻巢服務器上，可以按權限進行文檔使用，方便管理及保障文檔使用安全。同時管理人員可以通過固定電腦，移動電腦，及移動手機端隨時管理文檔。

1.4 蟻巢特點

蟻巢采用特的底層傳輸協議，對超大文件或者文件夾快速上傳，支持拖拉技術；

8年的文檔管理開發經驗，蟻巢云產品技術穩定，遠超同行業平均水平服務端。

蟻巢私有云采用先進的快速接入方法，方便異地快速辦公,支持蘋果和安卓手機端

輕松管理:蟻巢私有云采用先進的管理理念，把復雜的權限管理簡單化

1.5 蟻巢軟件功能

項目	功能內容
移動辦公（移動設備）	出差在外，只需打開手機或平板電腦，即可輕松查閱、分享您所需要的團隊資料和文檔
移動辦公（PC端）	移動電腦，分公司，辦事處，快速連接到總公司文件服務器，享受移動樂趣
文檔統一管理	重要的文檔都統一集中存儲在公司服務器上，方便共享及查找并對文檔進行規范管理
文檔權限管理	每一個文件夾都可以對各員工設置使用權限，比如有的員工有瀏覽權限，有的員工既可瀏覽又可下載或編輯。
文件目錄控制	對于某一個目錄可以控制是否讓某個用戶在PC端或者在手機端顯示，同時也可以控制目錄是否對某用戶整體下載，或者授權某用戶擁有文件共享的權力。
文檔安全管理	文檔都在公司服務器中，老板隨時可以查看和管理文檔,員工不能隨意刪掉文檔庫里面的文檔,確保文檔的安全。
員工交接管理	在蟻巢中，所有的文檔都進行了歸檔管理，員工不能隨意刪掉自己歸檔的文檔，當員工交接工作時，新員工可以很清晰的看到老員工所有的文檔及分類。
統一版本管理	文檔修改后會自動生成新版本，當前顯示的也是新版本，但同時對各歷史版本也進行保留。可以隨時調用查看歷史版本的文件。
文檔在線編輯	文檔庫里面的文檔可以在線編輯并保存后自動完成版本更替
文檔上傳/下載	支持文檔及文件夾批量上傳和下載
快速查找	幫助您快速查找所需文檔，提高工作效率。
文檔審核管理	支持對文檔進行流程審核，如合同、請假條、財務批款、圖紙、訂單審核等，支持企業自定義審批流程。支持手機端在線審核，即使領導不在公司，只需手機上網仍可進行文檔審核，實現文檔快速流轉，提高工作效率。
文檔查看方便	蟻巢支持多種格式文件在線預覽，可以不安裝AUTOCAD PRO_E等軟件，直接瀏覽相關格式的工程圖紙。
文檔借閱功能	支持文檔的借閱（可以把自己的文檔借給同事），在借出過程中可設置文檔使用權限：如只能瀏覽不能下載等，并可設置文檔自動回收的時間。
文檔分享功能	文檔可以分享沒有權限的同事
文檔收藏功能	文檔和文件夾可以收藏，方便使用
文檔輪閱分發	文檔分以給同事，并有輪閱記錄并可以寫評論
文檔模板功能	快速創建統一格式的各種文檔。
文檔統一歸檔	文檔庫文檔審核后自動歸檔
文檔評論	支持對文檔發布評論
文檔備注	對文檔可以備注說明。
文檔操作日志	系統內所有文檔的操作記錄和管理日志都會被詳細記錄，如該文檔在何時被何人瀏覽、修改、下載等操作日志。為企業內部文檔的安全使用提供了有力的保障。
文檔數據關聯	對蟻巢庫中的每一個文檔可以關聯對應的附件，當看到這個文檔的時候，可以同時查看相關聯的文檔
知識庫管理	知識的積累是日積月累的，可以按不同的崗位建立各自的培訓資料庫，文檔都放在蟻巢里面，這樣所有的資料可以進行完整的保存。同時對員工設置文檔使用權限（如只能瀏覽，不能編輯），保證了數據的性，所有員工看到的文檔都是同樣的版本。
回收站	對刪除的文檔做保護，有權限的人才能徹底刪除權限
辦公協同	以“工作流”為引擎，以“知識文檔”為容器，企事業單位內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作